KSeF jest krajowym systemem Ministerstwa Finansów i Gospodarki, dzięki któremu przedsiębiorcy mają możliwość fakturowania, odbierania i przechowywania faktur.

Wystawianie faktur w KSeF, z określonymi w ustawie o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) wyjątkami stanie się obowiązkowe:

• od 1 lutego 2026 r. dla podatników VAT o obrotach powyżej 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT (jednak z obowiązkiem odbioru swoich faktur zakupu także od 1 lutego 2026 r.).

W nawiązaniu do powyższego przedstawiamy najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez spółki AUTOPART, które będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

• Ani spółki AUTOPART ani system KSeF nie będą wysyłały automatycznych powiadomień o wystawionych fakturach, każdy z kontrahentów zobowiązany jest do pobierania faktur ustrukturyzowanych bezpośrednio w KSeF, we własnym zakresie.  
• Za moment odbioru i moment wystawienia faktur KSeF Spółki będą uznawały znaczenie przypisane tym pojęciom w ustawie o podatku VAT.
• W przypadkach, gdy faktury będą wystawiane na rzecz podmiotów zagranicznych oraz na rzecz innych kontrahentów niezobowiązanych do stosowania KSeF (np. osoby fizyczne), spółki AUTOPART będą udostępniały tę fakturę w sposób uzgodniony z kontrahentem.
• W przypadkach uzasadnionych biznesowo wizualizacja faktury KSeF z odpowiednim oznaczeniem kodem QR może być przez Spółki udostępniona kontrahentowi w sposób z nim uzgodniony.
• W systemie KSeF nie funkcjonuje pojęcie „duplikatu” faktury. W razie potrzeby mogą Państwo samodzielne pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.

Faktury wystawiane dla AUTOPART (faktury zakupowe)

• Od 1 lutego 2026 r. prosimy nie przysyłać wizualizacji faktur ustrukturyzowanych w formie papierowej ani w pliku PDF na dotychczasowy adres e-mail dedykowany do przesyłania faktur, jeżeli faktura została wystawiona w KSeF.
• W przypadku wystawienia faktur dla AUTOPART w trybie awaryjnym prosimy o ich przesyłanie:
• na adres faktury@autopart.pl lub na adres wskazany w umowie, co usprawni proces weryfikacji i akceptacji faktury.
• Załączniki do faktur, które nie będą załącznikami ustrukturyzowanymi (tj. nie będą stanowić integralnej części faktury i nie będą doręczone przy użyciu KSeF)
• załączniki do faktur, które są niezbędne, aby AUTOPART mógł rozliczyć fakturę zakupową, prosimy przesyłać w postaci pliku PDF na adres faktury@autopart.pl  lub na adres wskazany w umowie
• w temacie wiadomości e-mail, w której przesyłany będzie załącznik należy obowiązkowo wpisać nr KSeF faktury, której dotyczy przesłany załącznik; jeśli faktura została wystawiona w trybie awarii lub niedostępności wówczas należy wskazać nr faktury
   
• Prosimy o zwrócenie uwagi, aby na fakturze w polu Nr zamówienia wpisywać pełny numer zamówienia przekazany przez AUTOPART. Umieszczenie numeru zamówienia w innym miejscu niż do tego dedykowane w schemie FA(3), skutkować będzie brakiem właściwej identyfikacji po stronie Spółki i może wydłużyć czas akceptacji faktury do wypłaty.